סוגי חשבוניות ומסמכים

1. קבלה

קבלה הינה רישום המתעד קבלת תקבול בצורת מזומן, שטר, כרטיס אשראי, שיק, שווה כסף וכיו"ב. על פי חוק חובה להנפיק מיידית קבלה בעת קבלת תשלום.

הוצאת הקבלה אינה מחייבת בתשלום מיסים (מ.ע.מ. ומקדמות מס הכנסה). חיובים אלה נובעים רק מהפקת חשבונית מס.

אילו פרטים יש למלא בקבלה? בקבלה על תשלום שמקבל עוסק, יש לציין את סוג התשלום ולמלא את פרטי התשלום ואת הניכויים במקור אם היו.

שיק. חובה לציין את פרטי השיק המלאים (סכום, מספר חשבון, מספר שיק וכיו"ב).

העברה בנקאית (וגם פיי-פאל). חובה לציין את פרטי ההעברה: סכום, תאריך העברה. רצוי לציין גם את פרטי הבנק המעביר (מספר בנק, סניף ומספר חשבון).

מזומן.  יש לציין את הסכום שהתקבל במזומן.

כרטיס אשראי.  חובה לציין את הסכום ותאריך התשלום. רצוי לציין גם את מספר הכרטיס (4 ספרות אחרונות בלבד), תוקף, סוג ומספר התשלומים.

ניכוי מס במקור.  אם הלקוח ניכה מס במקור, ציינו זאת בקבלה ולרשום את סכום הניכוי הכולל.

2. חשבונית מס

חשבונית מס מוציא עוסק מורשה; עוסק פטור אינו רשאי להוציא חשבונית מס. על-סמך חשבונית המס רשאי הקונה לקזז את מס התשומות הכלול בה כנגד המס שהוא חייב לשלם על עסקאותיו. על העסק לדווח על חשבוניות שהוציא כהכנסה לצורך חישוב מקדמות המס ותשלומי המע"מ.

חשבונית מס כוללת את הפרטים הבאים:

1. שם העוסק וכתובת העסק
2. המילים "עוסק מורשה"
3. מספר העוסק המורשה
4. המילים "חשבונית מס"
5. המילה "מקור" ( על גבי מקור החשבונית בלבד)
6. מספר החשבונית (מספר עוקב)
7. תאריך הוצאת החשבונית
8. 
   חשבונית עסקה

על כל עסקה העסק מחויב להוציא חשבונית (עסקה או מס) ועל כל תשלום שהעסק מקבל יש להוציא קבלה.

חשבונית עסקה היא הוכחה לביצוע עסקה אל מול רשויות המס ואינה משמשת לניכוי מס תשומות והינה החשבונית המתאימה לעוסק פטור, לעומתה חשבונית מס הינה הוכחה לביצוע עסקה אל מול רשויות המס וכן משמשת לניכוי מס תשומות והינה החשבונית המתאימה לעוסק מורשה. למעשה חשבונית עסקה מהווה דרישת תשלום מהלקוח.

שימושים בחשבונית עסקה.  עוסק פטור לא יכול להוציא חשבונית מס ולכן הוא מוציא חשבונית עסקה כאשר נוצרת הכנסה. לעומתו עוסק מורשה או חברה בע"מ יכול להוציא חשבונית עסקה כדרישת תשלום ללקוח, ולאחר קבלת התשלום להפיק חשבונית מס קבלה.

בדרך זו העוסק המורשה יכול להימנע מתשלום מע"מ מוקדם לפני קבלת התשלום בפועל. לא כל עסק יכול להפיק חשבונית עסקה. זה מותר לעסק אשר אינו מחזיק מלאי – בד"כ נותני שירותים (שאינם מוכרים מוצרים).

דרך עבודה זו דורשת כמובן היוועצות ברואה החשבון שלכם ובדיווח מתאים לרשויות המס.

תשלום מע"מ בגין חשבונית מס לפני קבלת התשלום בפועל.  עוסק מורשה או חברה בע"מ שמוציאים חשבונית מס ללקוח שלהם, למעשה משלמים את המע"מ בגינה גם אם עדיין לא קיבלו את התשלום בפועל.

עניין זה בעייתי לעוסק מורשה אשר עובד עם לקוח שמשלם לדוגמא בשוטף +90 ויוצר בעיות תזרימיות. מקובל לאפשר לעוסקים מורשים או חברות אשר נותנות שירותים כמו עריכת דין, פיתוח תוכנה, ייעוץ וכד' להפיק חשבונית עסקה אשר אינה מחייבת מבחינה חשבונאית (מהווה למעשה דרישת תשלום ואין צורך לשלם בגינה מע"מ). עם קבלת התשלום מפיק העוסק ללקוח חשבונית מס קבלה. יש להיוועץ ברואה חשבון לפני שמתחילים לעבוד בשיטה זו.

4. חשבונית מס זיכוי

חשבונית זיכוי הינה מסמך תיעוד המשמש לתיקון חשבונית שהמקור שלה כבר יצא מרשותו של העוסק ונשלחה ללקוח. בחשבונית זיכוי יש לציין:

• מהי הסיבה לשינוי/תיקון החשבונית
• מספר החשבונית המתוקנת
• סכום התיקון
• מספר עוסק מורשה
• רשומה המילה "מקור"

כדי שניתן יהיה להקטין את המכירות ומע"מ בגינה, חלה על העוסק החובה לקבל את אישור הלקוח באחת מהדרכים הבאות:

1. אישור שהזיכוי נשלח בפקס.
2. חתימת הלקוח על העתק תעודת הזיכוי.
3. משלוח בדואר רשום וצירוף אישור המסירה להעתק הזיכוי.

המידע נמסר באדיבות חשבונית ירוקה – הפקת חשבוניות באינטרנט.