הצעת מחיר

אתם רוצים לסגור עיסקה ולקבל את העבודה. אבל זה רק חלק אחד, ראשון, בכל העבודה, והאמת היא שזה חלק קטן מהעבודה כולה. העבודה עצמה היא עיקר העשייה.

כל כך הרבה פעמים העיסקה נהרסת ואתם יוצאים חבולים וחבוטים מהעבודה. למה? כי, לדוגמה, הלקוח רצה סבב רביעי של תיקונים שלא תמחרתם, או שהלקוח רוצה לשלם רק בסוף העבודה, אבל הוא טס לחו"ל תוך כדי עבודה (מבלי ששילם לכם עבור חלק מהעבודה). הוא לא אהב את הסקיצה ששלחתם, ואתם תוהים מה עכשיו. הוא חשב שההצעה כוללת מרכיבים שלא תמחרתם.

הדרך לצמצם את אי ההבנות ולהבטיח זרימה היא כתיבת הצעת מחיר טובה. למה הכוונה? הצעת המחיר מגדירה את אופי העבודה והיא מהווה מסגרת לעבודה כולה.

עקרונות בכתיבת הצעת מחיר –

1 – חקר התהליך ואפיון העבודה
אני מציעה שתגיעו להסכם או להצעת מחיר רק לאחר פגישה או שיחה עם הלקוח, כלומר רק לאחר ששאלתם אותו הרבה שאלות והבנתם מה הוא צריך. רק לאחר שתשוחחו עם הלקוח, תוכלו לנסח הצעה מתאימה ומפורטת. התהליך הוא שלבי ואין לכם דרך לדעת את כל התשובות מראש.

2 – הצעה מפורטת
כתיבת הצעה מפורטת מתארת את כל שלבי העבודה ומאפשרת לכם העצמאים לראות ולהעריך את כל העשייה שלכם ולהבין מהו המחיר שישקף את העשייה שלכם.
הצעה מפורטת משקפת גם ללקוח את היקף העשייה ומאפשרת לו לראות את התמורה להשקעה שלו.

הצעת מחיר מפורטת מייצרת הבנות ותיאום ציפיות. ככל שההצעה מפורטת יותר, ברורה ומתייחסת לכל חלקי העבודה, תוכלו להבטיח עיסקה הוגנת לשני הצדדים ולהקטין התנגשויות.

ההצעה מאפשרת לכם להשקיע את כל המשאבים הנחוצים להשלמת העיסקה – משאבים כמו זמן, חשיבה,

• התייחסו בהרחבה למרכיבי הפרויקט כדי למנוע אי הבנות (עיצוב, בנייה, עריכה, צילום, הובלה, הנחיה). לדוגמה:
• עבודת החשמל כוללת גם התקנה של נורות מסוג לד ואינה כוללת חציבה.
• עבודת ה… איננה כוללת…
• עבודת ה… כוללת את… ואינה כרוכה בתשלום נוסף.
• תוספות ושינויים יחויבו בתשלום נוסף. המחיר יחושב לפי 300 שקלים פלוס מע"מ לשעת עבודה.
• המחירים אינם כוללים מע"מ.
• אם אתם מעצבים גרפיים או מעצבי אתר – האם אתם קונים תמונות מבנק תמונות? האם הלקוח משלם עליהן? האם הלקוח מוסר לכם תמונות? האם התשלום כולל ריטוש שלהן?

כתיבת הצעת מחיר ותנאי התקשרות

אפשר לכתוב הסכמים בעצמכם. היתרון של עריכת דין הוא ניסוח שלא מאפשר לדברים להשתמע לשתי פנים. אפשר גם לקבוע עם יועץ עסקי בעניין ההסכם, ושוב הניסוח המשפטי חשוב. כמות הפעמים שתחזרו לחוזה ותפעילו אותו מפאת הפרת חוזה היא כנראה קטנה אבל תיאום הציפיות חשוב כל כך בתחילת הדרך, בין אם מדובר בהתקשרות עם לקוחות או ספקים. כשיש חוזה יורד מספר המחלוקות כי הסכמתם על הדברים מראש.
הצעה כתובה מראש חוסכת אי הבנות לגבי מועד התשלום ותכולת העבודה. גם כשמדובר בפגישה קצרה שכרוכה בתשלום מומלץ לכתוב הודעה פשוטה מקדימה במייל או בוואטצאפ בסגנון "נתראה מחר, כמו שסיכמנו, עלות המפגש היא…".

קבלת התשלום מהלקוחות מתחילה מהצעת מחיר שהסכמתם עליה לפני העסקה. לצד זה, הצעת המחיר שאושרה על ידי הלקוח מחייבת גם אתכם לספק את השירות או המוצר כמובטח, לעמוד בכל סעיפי ההצעה. הבטיחו שאתם יכולים לעמוד בהבטחות ללקוח.

האם ביטול כרוך בתשלום? תחליטו אתם. כשמדובר בביטול ראשון, אני נוהגת לא לגבות תשלום. אתם יכולים לכתוב בהודעה הקצרה – "שים לב, אם ביטלתם את הפגישה שלוש שעות לפני המועד תחויבו בתשלום". אם לקוח פוטנציאלי לא מוכן לקבל את התנאי, כדאי שתדעו זאת מראש ותחליטו האם לעבוד איתו.

מקדמה היא דרך יעילה לצמצם בעיות גבייה מאוחר יותר. כך תזהו מראש לקוחות שמסרבים לשלם. לצד תשלום מקדמה, הבטיחו שתקבלו תשלומים נוספים בסיום שלבים לאורך הפרויקט (בסוף כל חודש או במסירת תוצר). גם את החלק האחרון בעבודה תתנו (תנאי) במסירת התשלום, לדוגמה, "מסירת המסמכים/תוצרים תימסר עם העברת התשלום האחרון". וגם, התשלום יועבר לא יאוחר מהתאריך ___". כלומר, חשוב שתגבילו את הפרויקט בזמן, כי הלקוח עלול למשוך את סיום הפרויקט מכל מיני טעמים.

• רקע – פרטים אודותיכם (ניסיון, הכשרה, אופי העבודות שלכם) ואודות הלקוח (הצורך, הלקוח מבקש…).
• תיאור הפרויקט.
• תנאי תשלום.
• עד מתי ההצעה תקפה (כדי שתוכלו לתכנן את לוח העבודה שלכם וכדי לאפשר לעצמכם לשנות מחירים בתקופה הקרובה).

3 – נסחו הצעה שתוכלו לעמוד בה

דוגמה לתשלום עבור עיצוב הבית:

אופן התשלום:     25 אחוזים מקדמה עם חתימת ההסכם

45 אחוזים עם העברת תכניות לביצוע

30 אחוזים עם העברת תוכנית סטיילינג להלבשת הבית

רק פעמים בודדות נתקלתי בסירוב לתשלום או חוב אבוד. אני זוכרת את השניים האלה. האחד נקלע למצוקה כלכלית, השני נהג באלימות מילולית וכתב לי שעליי להתבייש שאני גובה תשלום על פגישה. זה היה מקרה לא נעים בכלל. אלה השניים שאני זוכרת.

מה שכיח יותר? כל מיני אי הבנות, בעיקר על עם או בלי מע"מ (אה, זה לפני המע"מ, אה, לא הבנתי את זה). כשאני רואה את הסכום החסר/חלקי בחשבון הבנק שלי או באפליקציה, אני כותבת שחסר עוד סכום כסף, ולרוב אנשים מעבירים מייד. אנחנו עובדים עם אנשים ורוצים שתהיה זרימה. ההחלטות מתקבלות בראייה רחבה, לא רק משפטית או נקודתית.