יש לכם רעיון? התחושה מעורפלת ואתם רוצים לצאת לדרך עם הבנה מדוייקת ורגליים על הקרקע? זה הזמן לכתוב את המספרים. התחזית הפיננסית מספרת סיפור עסקי, לכם ולאחרים – לעובדים, למשקיעים, לעתים לבני המשפחה, שכדאי להקשיב לו, ולפעול על פי המסקנות הנובעות ממנו.
נשמח ללוות אתכם בתהליך בניית דוח רווח הפסד ותחזית פיננסית.
הכתבה הבאה מביאה דוגמה מהשטח בה בנינו תחזית פיננסית עבור לקוחה שביקשה לבדוק את השוק לקראת הקמת עסק חדש, כולל הטבלאות והדוחות מולם עבדנו בתהליך קבלת ההחלטות.
איריס ביקשה להקים עסק חדש באזור השרון שמהותו מרכז התפחות ילדים. בפגישת ייעוץ ראשונה עלו התלבטויות רבות אודות השירותים שיוצעו במקום, גודל המרכז, מספר השיעורים והטיפולים אשר יוכלו להתקיים במקביל, שעות הפעילות, תעריפים, ועוד שאלות רלוונטיות רבות שיש לשאול לקראת הקמת עסק חדש.
תשובות לכל השאלות הללו יש לגבש במהלך הכנת תוכנית עסקית, אשר הליבה שלה היא התחזית הפיננסית – דוח כלכלי המבוסס על פורמט של דוח רווח והפסד. הדוח, אשר נערך בגיליון אלקטרוני (למשל, באקסל), בנוי משדות הדורשים הזנת נתונים של הוצאות והכנסות (כמו הוצאות שכר דירה, משכורות, חשבונות חשמל ומים, הכנסות מטיפולים ועוד), ושדות מחושבים – אשר מכילים נוסחאות המחשבות את הרווחים (או הפסדים).
דוח רווח והפסד – גיליון הוצאות
בשלב ראשון אנו מזינים את ההוצאות. ישנן "ההוצאות הקבועות", הכוללות שכר דירה, ארנונה, חשמל, מים, ביטוחים וכו'. כאשר יש לקחת כאן בחשבון, שאותן הוצאות קבועות עשויות להשתנות על פי גודל העסק. במקרה של איריס, ערכנו טבלת הוצאות לפי תרחיש בו במרכז הטיפולים יהיו שני חדרים, והשוונו אותו מול תרחיש בו עשויים להיות במרכז עשרה חדרים.
מיד ניתן לראות הבדל מהותי בהוצאות (כמעט פי 2) בסעיפים של שכר דירה, ארנונה ועוד, אשר ישפיע בתורם על התמונה הכללית של רווח מול הפסד.
הוצאות נוספות שיש להזין הן:
- הוצאות שכר – אשר גם הן מושפעות מגודל העסק. בתרחיש של עסק גדול יותר יהיה צורך ביותר עובדים ולכן הוצאות השכר גדלות.
- הוצאות מכירה ושיווק – קמפיינים פירסומיים ברשת, הדפסת פליירים, פירסום במקומונים, אחזקת אתר אינטרנט ועוד.
- הוצאות מימון – כל ההוצאות הכרוכות בהקמת העסק, כגון רכישת ציוד, הקמת אתר אינטרנט, הוצאת רישיון לעסק. גם סעיף זה מושפע מגודל העסק. כמות הציוד שיש לרכוש תשתנה בהתאם לגודל המרכז ומספר חדרי הטיפולים המתוכננים בו.
- עלויות פחת – הוצאות הנובעות משימוש בציוד.
הנתונים נאספו תוך כדי עבודה קפדנית של ניתוח השוק והמתחרים הפועלים בו, אופן עבודתם ובדיקת העלויות אשר הם נושאים.
דוח רווח והפסד – גיליון הכנסות
בשלב הבא השוונו מחירים אשר מציעים מתחרים עבור שירותים ומוצרים דומים, ועל פיהם בנינו את גיליון ההכנסות. הגיליון מחולק לטבלאות אשר כל אחת מייצגת סוג הכנסה אחר: קורסים שונים, טיפולים פרטניים וכו'.
- סך הכנסה – חישוב של כמות ההכנסה (למשל קורס אחד בחודש, 5 טיפולים פרטניים בחודש)
- עלות המכר – עלויות שניתן לשייך באופן ישיר למוצר/ים שנמכרו. הן גם מכונות "הוצאות משתנות". כמו: חומרי גלם, מוצרים שנקנו מספקים, שעות עבודה של מטפלים, וכו'. כך נראה שאם יגדלו ההכנסות (נכנסו שני קורסים בחודש) כך יהיה עלינו להגדיל את ההוצאות באותו היחס (עלות של שני מדריכים).
- רווח גולמי – היתרה של ההכנסות בניכוי עלות המכר.
גיליון מסכם של דוח רווח והפסד
הגיליון המסכם מכיל שדות מחושבים בלבד, ולוקח בחשבון את כל הנתונים שהוזנו בגיליונות הקודמים.
- רווח תפעולי לעומת רווח נקי – ההבדל ביניהם נובע מהוצאות מימון – ריבית ועמלות הכרוכות בהלוואות שונות שנלקחו לטובת פתיחת העסק. כאן יש לנקוט במשנה זהירות. אלו גם הוצאות אשר נוהגות "לצמוח" במקרים רבים, דווקא בתקופה של צמיחת העסק.
מאחר ואנו מדברים על תחזית פיננסית, לעומת דוח רווח והפסד המבוסס על נתוני אמת, ניתן לשנות את הפרמטרים – הן בסעיפי ההוצאות והן בסעיפי ההכנסות. ניתן לבדוק האם שכר דירה למ"ר בכפר סבא יותר יקר ממ"ר בהוד השרון, ולראות איך זה משפיע על הדוח. אפשר לבחון העלאת מחיר למשתתף בקורס על חשבון איבוד משתתף אחד או שניים, והשפעתם על הרווח הגולמי. כל פרמטר כזה הופך להיות נתון אשר נבחן אותו בתהליך קבלת החלטות עסקיות:
- מה יהיה הרווח הנקי אם נפתח מרכז עם עשרה חדרי טיפולים לעומת שלושה?
- באיזה שלב נעבור מרווח חודשי שלילי לחיובי?
- מתי דוח תזרים המזומנים יעבור לחיובי, כלומר – מתי נכסה את כל הוצאות המימון וההקמה – האם עוד בשנת הפעילות הראשונה של העסק, או שלא ניתן לדבר על תזרים חיובי לפני השנה השלישית?
- עבור יזם שהוא עוסק מורשה (להבדיל מחברה בע"מ), הרווח הנקי מהווה למעשה את שכרו. לכן עליו לשאול את עצמו אם זהו השכר שהיה מוכן לקבל כשכיר? האם הכנסה זו מאפשרת פרנסת הבית?
- הדוח מאפשר השוואה אל מול סטנדרטים מקובלים בענף. אם ידוע כי הרווח הגולמי של עסקים דומים הוא סביב 60%, ניתן לקבל תשובה ראשונית לשאלה האם ניהול עלות המכר מתבצע בצורה יעילה, או לחילופין, האם המחיר שנקבע עבור המוצרים והשירותים סביר ביחס לשוק.
- יתכן וישנם מוצרים בתוך תמהיל המוצרים הנושאים רווח גולמי גדול, וראוי יהיה לשים דגש על שיווקם.
- התחזית צריכה לקחת בחשבון עונתיות והתפתחות העסק – בחודשים הראשונים סביר שהמכירות של מוצרים חדשים יהיו נמוכות מאוד (אם לא אפסיות). כמו כן, בהתאם לסוג השירות יש לצפות תנודתיות בתקופות של חגים וחופשות.
- יתכן ובמהלך הכנת תכנית עסקית ותחזית פיננסית יבין בעל העסק או היזם כי העלויות גבוהות מדי ולא כדאיות, כי התחרות בשוק גבוהה או כי אין ביקוש למוצר, ופיתוח העסק יוקפא כבר בשלב זה.
זה הזמן לשחק עם המספרים, לראות כיצד הם משפיעים על השורה התחתונה ולהתחיל להסיק מסקנות הנוגעות לפיתוח עסקי.
תרחישים
איריס הגיעה עם חזון ברור של איך יראה מרכז הטיפולים, עליו ביססנו תכנית עסקית ולפיו התקדמנו עם תחזית פיננסית. בדוחות שינינו את המספרים לפי תרחישים שונים. תרחיש אחד מבוסס על החזון, תרחישים אחרים מבוססים על המקובל בשוק, ועל ניסיון להגיע לריווחיות מרבית (או מינימום הפסדים).
בחזון של איריס, המרכז כולל עשרה חדרי טיפולים, לכן על מנת להקטין עלויות (ובמקרה זה גם הפסדים בשנת הפעילות הראשונה), בחנו אפשרויות של הקמת המרכז מחוץ לעיר, במקומות בהם השכירות נמוכה יותר והארנונה נמוכה יותר.
עוד בחזון של איריס, המדריכים והמטפלים במרכז מועסקים כשכירים ולא כפרילנסרים, כמקובל בשוק. להחלטה עסקית זו השפעה על הדוחות, הן בגובה ההוצאה עצמה, שכן במקום להיות מתוגמלים על שעת עבודה בפועל, הם יתוגמלו בצורה גלובאלית. הבדל נוסף בדוחות יהיה כי ההוצאה תרשם תחת הוצאות שכר בגיליון ההוצאות, ולא כעלות מכר בגיליון ההכנסות.
תוך כדי עריכת התרחישים הרגשנו כי קשה מאוד לשנות, ובעיקר להגדיל, את פרמטר ההכנסות. הנתונים שהזנו בגיליון ההכנסות, בנוגע למספר הטיפולים והקורסים שניתן למכור, הם ריאליים על גבול האופטימיים, ולכן מצאנו שהשינוי בשורת הרווח התחתונה בגיליון המסכם, תלוי בעיקר ביכולת לצמצם את ההוצאות.
עם זאת, לא רצינו לבסס את ההחלטות על הרגשה, ובשיתוף עם איריס, החלטנו כי השלב התהליך ייעוץ עסקי יהיה להשתמש בכלי של קבוצות מיקוד, על מנת למדוד את הצורך של השוק במרכז טיפולים כמו זה המופיע בחזונה.
קבלת החלטות
הדוח שעל הפרק בהחלט מחייב לשאול האם ומתי מרכז הטיפולים המתוכנן יניב פרי. התשובות קשורות בין היתר בגודל המקום, בסוגי הטיפולים ובהקפם. כמובן שמהדוח ניתן להסיק גם על עצמת פעילות השיווק הנדרשת, כדי להשיג את יעדי ההכנסות ממכירות, אם לא יותר מכך. יתכן ועסקית יוחלט כי המרכז חייב להיות קטן יותר מהרצוי בשלב ראשוני, או אפילו יתכן ויוחלט כי לא נכון להקים מרכז עצמאי בשלב זה.
בחינת העסק דרך המספרים היא שלב משמעותי בהקמת עסק או מוצר בהרחבת עסק קיים. שימוש בתחזית פיננסית המובססת על דוח רווח והפסד יתן תמונת מצב טובה של כדאיות הפעילות החדשה, ולעיתים היא עשויה גם להדליק אור אדום. בעל העסק או היזם עשויים להסיק כי העלויות גבוהות מדי ולא כדאיות, כי התחרות בשוק גבוהה או כי אין ביקוש למוצר, ופיתוח העסק יוקפא כבר בשלב זה.
בשורה התחתונה, דוח רווח והפסד מציג לעסק פעיל את שורת הרווח שלו. זהו דוח שנתפס בעיקר כבעל פונקציה חשבונאית, אולם ניתן להפיק ממנו מידע רב אודות הפעילות העיסקית, מגמות התפתחות, מדד להשוואה מול השוק ועוד. בנוסף, אותו מבנה של דוח רווח והפסד יכול לשמש אותנו גם ככלי חיזויי. אנו משתמשים בו פעמים רבות בתהליכי ייעוץ עסקי, כאשר יזמים ובעלי עסקים פונים אלינו בצמתים בהם הם מתלבטים לגבי הרחבת עסק קיים, כניסה לשווקים חדשים, פיתוח מוצרים חדשים או הקמת עסק חדש.
נשמח ללוות אתכם בתהליך בניית דוח רווח הפסד ותחזית פיננסית.
