עושים סדר - מדריך לשמירה על סדר וארגון בעסק

סדר במשרד ובעסק מביא לחסכון, ליעילות ולצמיחה. לקראת בוא האביב, שרית גושן-פנטי, מנכ"ל חברת סידורים, מסבירה כיצד להיערך לסידור וארגון המשרד וכיצד להכניס את העסק שלכן לסדר וליצור קרקע נהדרת לצמיחה

» מדור ניהול עסק

החשיבות של סדר ידועה לנו כבר מגיל צעיר, עת אמא שלחה אותנו להחזיר למקום את המשחקים. בבגרותנו גילינו גם אסכולות שונות שמדברות על הקשר בין סדר ליעילות, עליהן ניתן למנות, למשל, את תורת הפנג שוואי, על פיה אי סדר יוצר תקיעות אנרגטית המתבטאת בעייפות מתמדת, העדר אנרגית עשייה, ותחושה של עיכוב ותקיעות במקום. גם בפסיכולוגיה ארגונית קיים קשר בין סדר וארגון לצמיחה, ולטענת הוגים כגון וובר ואדיג'ס לא יתכנו גדילה ויציבות עסקית ללא קיומם של סדר ונהלים.

כניסתנו לתקופת האביב, היא זמן מצוין ליצירת קרקע לגדילת העסק והגדלת הרווחיות. בכדי לעשות זאת, אין צורך לצאת מגדרנו אלא פשוט לאמץ כמה עקרונות בסיסיים בנושא שמירה על סדר וארגון בעסק. לפני שמתחילים לעשות סדר, חשוב לזכור כי לסדר יש את אפקט הדומינו - מרגע שמתחילים לסדר במקום אחד מתגלים עוד ועוד מקומות שצריך לסדר בהם, ועל כן לפרוייקט כזה נכנסים עם כל המשאבים הרגשיים ועם הרבה מאד כח רצון ומוטיבציה.

שלב ראשון: סדר בראש
בכדי להניע את עצמנו לפעולה עלינו לזכור קודם כל את המטרה הסופית - הגדלת הרווחיות של העסק והיעילות של עובדיו באמצעות יצירת סדר. אם נבין כי ביכולתנו לחסוך הרבה מאד כסף, להראות יותר טוב בעיני לקוחות וליצור באמצעות מאמץ קטן שגרה מתגמלת יהיה לנו קל יותר להתחיל.

לפני שמתחילים לסדר פיזית, חשוב לעשות סדר בראש ולמצוא את שיטת הסידור והארגון המתאימה לנו, לאופי העסק ולעובדים בו. אם השיטה תתאים לעסק ולעובדים בו, הסיכוי שלה להשתמר גדול יותר ועל כן אל לנו לזלזל בכך. נסו לבחון מה השיטה הטובה ביותר עבור העסק שלכן, לשלב אלמנטים משיטות שונות וליצור את השפה הארגונית המתאימה לעסק שלכן.

שלב שני: נפטרים מהבלאגן
לאחר שקבענו נהלים ואופן סידור עלינו להתחיל ולסדר את הבלאגן שהצטבר עד כה. על אף שהנטיה הטבעית היא לעשות זאת בעצמנו או להטיל את התפקיד על המזכיר/ה, עלינו לברר תחילה מהי עלות הזמן שלנו ואולי להעדיף לשכור שירותי חברה המתמחה בסידור וארגון לליווי התהליך כולו.

בכדי להתחייב בכל זאת לתהליך, אתן יכולות להתחיל ולהפטר מהבלאגן שעל השולחן ובמגרות הסמוכות לו. סביר להניח כי בתהליך זה תגלו לא מעט מסמכים שחשבתן שאבדו ומנגד דברים שהיה עדיף לזרוק ממזמן. כאשר השולחן שלכן יהיה מסודר ונהלי הסדר והארגון יכנסו לתוקף תגלו כי כך קל יותר למצוא דברים שלא טופלו, שדורשים התייחסות ומעקב וכן הלאה.

שלב שלישי: הפרד ומשול
בשלב זה עלינו למיין את תכולתו של המשרד לפי נושאים, להפריד בין עצמים שאינם שייכים זה לזה מבחינה רעיונית ולקבץ יחדיו נושאים השייכים לאותה משפחה או לאותו תחום עבודה של עובד בעסק.

סידור דומה צריך להתבצע גם בתיקיות המחשב ובקלסרים, כך שיהיה קל לנווט בהם אינטואיטיבית ולהשיג את המידע הנדרש בצורה מהירה. בשלב זה כדאי גם לבחון מחדש את סידור המרחב באופן שבו מי שמשתמש במכשירים מסויימים יותר, יהיה בקרבתם. כך נצמצם את הזמן הדרוש לעובד להגיע אל כלי העבודה שלו ומהם, נחסוך זמן יקר ונשפר את השירות ללקוחות בצורה משמעותית.

שלב רביעי: מעקב
במידה והעסק שלכן כולל מלאי, ביכולתכן להשתמש בתוכנות לניהולו כשלב ראשון, ולדאוג לפיקוח ובקרה שוטפת לאורך כל השנה. באופן זה תמנעו מעצמכן את גילויו של מלאי מת בעת ספירת המלאי ואת הוצאת הכסף על פריטים שאינם נמכרים בקצב מספק. בצעו גם מעקב שוטף בכדי לראות האם הנהלים מוטמעים, וערכוו השוואת הוצאות בכדי ליהנות מפירות עמלכן. 

המאמר נכתב ע"י שרית גושן פנטי, מנכ"ל "סידורים", המספקת שירותי סידור וארגון המשרד והבית, שירות מלא למעבר משרד או מעבר דירה , הדרכות והרצאות להקניית הרגלי סדר וארגון.