ניהול מוצלח

לכל בעלת עסק יש את הייחוד שלה - החוזקות שלה, החולשות שלה, הצרכים שלה. יחד עם זאת, לכל המנהלות המוצלחות יש כמה מאפיינים דומים. על כך בכתבה

» מדור ניהול עסק

"ניהול הוא לב ליבו של העסק", כתב פיטר דרוקר, אבי תורת הניהול. ומהו ניהול מוצלח? הנה: 

המנהלת המוצלחת היא זו ששואלת : 'מה צריך להיעשות?' או 'מה נכון לעסק?'
הפרקטיקה הראשונה של מנהלת מוצלחת צריכה להיות השאלה, "מה צריך להיעשות?". מנהלת אפקטיבית לא מתחילה במה שהיא רוצה לעשות או במה שטוב עבורה אלא במה שטוב עבור העסק.

פיטר דרוקר מצא שמנהלים אפקטיביים רבים דימו את עצמם למנצחים בתזמורת שתפקידם לגרום לתזמורת לשמוע את רשימת התווים באופן שהוא שומע אותם: קצת יותר גבוה, קצת יותר נמוך וכן הלאה.

התשובה לשאלה, "מה צריך להיעשות?" כמעט תמיד כוללת יותר ממשימה דחופה אחת. אבל מנהלת אפקטיבית לא מחלקת את עצמה בין משימות אלא מתרכזת במשימה אחת. דרוקר מצא שרק מיעוט קטן של מנהלים הצליח להישאר אפקטיבי כשלקח על עצמו שתי משימות המתנהלות בקצב שונה, ו - "If you have more than five goals, you have none."

לאחר שמנהלת אפקטיבית מבינה מה צריך להיעשות, היא קובעת סדר עדיפויות ונצמדת אליו. בעלת עסק עשויה, למשל, להתמקד בעדכון היעדים העסקיים, כשלנגד עיניה צריכה להצטייר המטרה הגדולה של העסק: ליצור ולשמר לקוח.

יחד עם זאת, לאחר השלמת המשימה, מנהלת אפקטיבית צריכה להתבונן ברשימת המשימות ולעדכן את העדיפויות. אל לה להתקדם באופן אוטומטי למשימה השנייה שנמצאת ברשימה המקורית. כשהיא שואלת, 'מה צריך להיעשות כעת?'. ובדרך כלל מגלה עדיפויות שונות וחדשות.

ג'ק וולש, המנהל המוכר ביותר באמריקה, סיפר כי כל חמש שנים הוא שאל את עצמו, "מה צריך להיעשות עכשיו?" ובכל פעם, עולה דבר חדש וסדר העדיפויות משתנה. וולש גם שאל את עצמו אלו מבין המשימות שצריכות להיעשות הוא בעצמו צריך לעשות. מנהלים אפקטיביים נוטים לעשות את מה שהם עושים טוב במיוחד. את האחרות הם מאצילים.

יש והתשובה לשאלה, "מה נכון לעסק?" זוכה לתשובה לא נכונה - גם המנהלת הטובה ביותר היא אישה שיכולה לטעות. טעויות עשויות לקרות. אלא שהתחמקות מהשאלה הזו מבטיחה טעות.

לוקחת אחראיות על החלטות
מעקב תקופתי אחר החלטות שהתקבלו יערך בזמן שנקבע מראש או לפי אבני דרך. כך תוכלי לזהות  בזמן החלטות לא טובות. משוב תקופתי להחלטות הוא כלי מצוין גם להתפתחות עצמית.

לוקחת אחראיות על תקשורת
מנהלת אפקטיבית מוודאת שתוכנית הפעולה שלה וצורכי המידע שלה הובנו כהלכה. באופן ספציפי, זה אומר שהיא משתפת את כל הקולגות  שלה בתכניות שלה ומבקשת מהם הערות. במקביל, היא מאפשרת לכל אדם לדעת איזה מידע היא צריכה כדי להשלים את העבודה.

מעל הכול, הקשיבי למה שלא נאמר.

מנהלת מוצלחת מתמקדת בהזדמנויות, לא בבעיות
מנהלת אפקטיבית מתמקדת בהזדמנויות ולא בבעיות. כמובן שיש לטפל בבעיות; לא מטאטאים אותן מתחת לשטיח. אבל פתרון בעיות לא מייצר תוצאות. הוא מונע נזקים. לעומת זאת, ניצול הזדמנויות מייצר תוצאות. זו הסיבה שחשוב להציב עובדים טובים במקום בו יש הזדמנויות, לא במקום בעייתי.

מנהלת אפקטיבית מתייחסת לשינוי כהזדמנות ולא כאיום. היא בוחנת שינוי בצורה שיטתית, בתוך העסק ומחוצה לו, ושואלת, "איך נוכל לנצל את השינוי הזה כהזדמנות לארגון?". שינויים כאלה יכולים להיות, למשל, כישלון או הצלחה לא צפויים בעסק, בעסקן מתחרה או בתעשייה; חידוש בתהליך, מוצר או שירות, בארגון או מחוצה לו; שינוי במבנה התעשייה ובמבנה השוק; ושינוי בערכים, בהלך המחשבה במצב הרוח או במשמעות.

מנהלת מוצלחת מוודאת שבעיות לא מאפילות על הזדמנויות
דרוקר כותב שבדיונים אפקטיביים, בעיה שאיננה קטסטרופה, לא נידונה לפני שמנתחים הזדמנויות ומפענחים אותן.

יוצרת פגישות אפקטיביות
ישיבות רבות מדי ומשתתפים רבים מדי בישיבה הם סימפטום לעסק שמתנהל בצורה לא אפקטיבית. כשהישיבה מורכבת מדי היא מאבדת מיכולתה לקדם עבודה.

גם פגישה עם אדם נוסף אחד היא ישיבה, והיא צריכה להיות פרודוקטיבית. כדי ליצור ישיבה פרודוקטיבית הגדירי מראש איזו ישיבה זו תהיה, והתכונני בהתאם. למשל, בישיבה שבה יהיה דיווח של אחד המשתתפים, יש לדון רק בדוח הספציפי. בישיבה שנועדה ליידע אותך, את צריכה להקשיב ולשאול שאלות. את צריכה לסכם אך לא לעשות מצגת. כל ישיבה שהיא צריכה להסתיים מיד לאחר שהושגה המטרה שלשמה היא נקבעה. מסכמים ונפרדים. לא מעלים נושא נוסף. המעקב לאחר מכן חשוב לא פחות מהישיבה.

חושבת ואומרת: "אנחנו", לא "אני"
בהמשך לדימוי של מנצח התזמורת, מנהלת אפקטיבית יודעת שיש לה אחראיות אולטימטיבית, שלא ניתן להאציל אותה או לשתף בה. הסמכות שיש לה היא תוצר של אמוןן, שמושתת על הידיעה שמנצחת התזמורת, המתאמת הזו, יוצרת שותפות. במידה רבה אמון מרמז שאין הפתעות. ולכן, על המנהלת לחשוב על הצרכים וההזדמנויות של העסק לפני שהיא חושבת על הצרכים וההזדמנויות שלה עצמה.

לסיכום,
מנהלים אפקטיביים שונים באישיות שלהם, בחוזקות ובחולשות שלהם, אבל כל המנהלים האפקטיביים מבצעים את הדברים הנכונים. חלקם נולדו אפקטיביים, אבל גם אם לא, אל ייאוש - אפקטיביות היא דיסציפלינה. וכמו כל דיסציפלינה, היא יכולה להילמד.

מקורות:

"What Makes an Effective Executive" (June 2004).harvard business review

The Effective Executive: The Definitive Guide to Getting the Right Things Done (Harperbusiness Essentials) 2002

ניהול הלכה למעשה. פקר הוצאה לאור. 2006